2014年3月22日上午，“中国传统音乐学会第十八届年会”筹备工作会在华中师范大学音乐学院学术会议室召开。中国传统音乐学会会长乔建中、副会长萧梅、张振涛及音乐学院部分领导、老师应邀与会。音乐学院院长臧艺兵、副院长陈永、王笑合，党委书记孙永祥代表学院对三位会长及副会长莅临指导工作，表示热烈欢迎。
议程开始，会议主持臧院长首先汇报有关十八届年会的筹备工作，内容涉及论文摘要的收集审核、会议流程安排、议程要点及参会人员住宿餐饮等一系列问题的详细说明。报告结束，乔会长对汇报内容表示满意，并点出报告中提到的一系列创新环节，给予肯定和支持。
在随后展开的讨论中，三位会长同音乐学院与会领导、教师针对本届大会的各项工作进行更深一步的筹划与指导，在大会单元设置、餐饮交通等环节上，根据实际情况，结合音乐学院现有条件与特色，提出指导性建议。
会议最后，孙书记就会议涉及有关行政管理方面的运作流程做详细报告。他表示，校方及院方对本届中国传统音乐学大会极其重视，将全力以赴跟进工作，力求办好本届年会。在报告中，孙书记从交通、食宿、旅行、安保等多方面问题铺展开来，提出意见：“为了办好本届大会，音乐学院应该提前做好一切准备。从每一个环节着手，切实解决问题；从每一位参会者着手，照顾到方方面面。”
会后，在音乐学院领导带领三位会长参观本届大会预设的四个分会场，展示音乐学院教学硬件。恰逢春光明媚，衬托出校园的风光绮丽，令到访者赞赏有加，留下深刻印象。